Bedrijfsgegevens op de klantenkaart invullen

De bedrijfsgegevens van je klant worden voor verschillende modules van Visionplanner gebruikt. In dit artikel leggen we uit hoe je deze bedrijfsgegevens op de klantenkaart in kunt vullen.

1. Algemeen

Om ervoor te zorgen dat de gegevens van je klant efficiënt worden gebruikt in Visionplanner, is het handig om ze op één centrale plek op de klantenkaart op te slaan. Op de klantenkaart kun je de bedrijfsgegevens, de organisatie gegevens, de significante aangelegenheden en de gebruikers van je klant invullen.

Op de klantenkaart kan je op het tabblad 'Bedrijfsgegevens' de bedrijfsgegevens van je klant invullen. Deze gegevens worden vervolgens automatisch overgenomen naar verschillende onderdelen van Visionplanner, zoals het samensteldossier. Ook worden deze gegevens gebruikt om processen in Visionplanner efficiënt te laten verlopen. De SBI-code wordt bijvoorbeeld gebruikt om de juiste benchmarkgegevens aan je dashboard toe te voegen en de gekozen classificatie bepaalt welke teksten en rapportages voor het samenstellen van de jaarrekening gebruikt worden. 

Je kunt de bedrijfsgegevens op de klantenkaart handmatig invoeren of je kunt ze ophalen via een koppeling met de Kamer van Koophandel. Daarnaast kun je via de Visma CRMHub een koppeling met je CRM-systeem instellen, waardoor de bedrijfsgegevens op de klantenkaart in Visionplanner automatisch gesynchroniseerd worden met de gegevens in je CRM-systeem.

2. Bedrijfsgegevens invullen op de klantenkaart

Om de bedrijfsgegevens van je klant in te kunnen vullen op de klantenkaart volg je de volgende stappen:

• Open in de administratiemonitor de administratie waarvoor je de bedrijfsgegevens in wilt vullen.
• Klik op het 'Hoofdmenu' in de bovenbalk en kies voor de optie 'Klantenkaart'. Het tabblad 'Bedrijfsgegevens' van de klantenkaart wordt nu geopend.

Als je bij het aanmaken van de administratie een importbron hebt ingesteld om gegevens uit je boekhoudpakket te importeren, zal de bedrijfsnaam van je klant automatisch worden ingevuld bij 'Organisatienaam'. Als dit niet is gebeurd, wordt standaard 'Nieuwe administratie' weergegeven.

• Wijzig indien nodig de gegevens in het veld 'Organisatienaam' naar de juiste bedrijfsnaam van je klant.
• Klik achter het veld 'Organisatienaam' op de knop 'Gegevens ophalen' om de klantgegevens op te halen bij de Kamer van Koophandel.
• Vul op het scherm dat verschijnt eventueel de plaats in waar je klant gevestigd is. Dit is vooral belangrijk als je klant meerdere vestigingen heeft.
• Klik op de knop 'Zoeken' om de gegevens van je klant op te zoeken bij de Kamer van Koophandel.
• Klik op 'Kies' achter de gegevens van je klant om deze te selecteren. De gegevens van je klant worden nu ingevuld op het tabblad 'Bedrijfsgegevens' van de klantenkaart.

• Vul de nog ontbrekende bedrijfsgegevens handmatig in.

• Klik onderaan de pagina op de knop 'Opslaan'.

3. Bedrijfsgegevens op de klantenkaart synchroniseren met de CRM hub

Via de Visma CRMHub is het mogelijk om een koppeling met je CRM-systeem in te stellen. Door deze koppeling worden de bedrijfsgegevens op de klantenkaart in Visionplanner automatisch bijgewerkt en gesynchroniseerd met de gegevens in jouw CRM-systeem.

Zodra de koppeling tussen de Visma CRMHub en Visionplanner is geactiveerd, worden de bedrijfsgegevens automatisch elke nacht gesynchroniseerd. Het is ook mogelijk om de bedrijfsgegevens op de klantenkaart handmatig te synchroniseren met de gegevens in je CRM-systeem. Op die manier hoef je niet te wachten totdat de automatische synchronisatie weer plaatsvindt. Volg de volgende stappen om de handmatige synchronisatie te starten:

• Klik achter het veld 'KVK-nummer' op de knop 'CRM koppelen'. De bedrijfsgegevens van je klant worden nu uit je CRM-systeem opgehaald op basis van het KVK-nummer.
• Klik op 'Kies' achter de gegevens van je klant om deze te selecteren. De gegevens van je klant worden nu ingevuld op het tabblad 'Bedrijfsgegevens' van de klantenkaart.

• Vul de nog ontbrekende bedrijfsgegevens handmatig in.

• Klik onderaan de pagina op de knop 'Opslaan'.

Zolang de koppeling met de CRMHub actief is, kunnen de gesynchroniseerde bedrijfsgegevens niet meer handmatig worden gewijzigd op de klantenkaart in Visionplanner. De volgende velden van de bedrijfsgegevens worden gesynchroniseerd met je CRM-systeem:

a) Organisatienaam

b) Straat / Huisnummer / Toevoeging

c) Postcode / Plaats

d) Telefoonnummer

e) BSN / RSIN

f) KVK-nummer