Organisatiegegevens op de klantenkaart invullen

De organisatiegegevens van je klant worden voor verschillende modules van Visionplanner gebruikt. In dit artikel leggen we uit hoe je deze organisatiegegevens op de klantenkaart kunt invullen.

1. Algemeen

Om ervoor te zorgen dat de gegevens van je klant efficiënt worden gebruikt in Visionplanner, is het handig om ze op één centrale plek op de klantenkaart op te slaan. Op de klantenkaart kun je de bedrijfsgegevens, de organisatiegegevens, de significante aangelegenheden en de gebruikers van je klant invullen.

Op de klantenkaart kan je op het tabblad 'Organisatie' de organisatiegegevens van je klant invullen. Deze gegevens worden vervolgens automatisch overgenomen naar verschillende onderdelen van Visionplanner, zoals de bedrijfsbeschrijving in het samensteldossier. Wanneer alle organisatiegegevens van een klant goed zijn vastgelegd, wordt het eenvoudiger om een administratie of dossier over te dragen, wat de samenwerking tussen collega's bevordert. Dit leidt tot een hogere kwaliteit van het samensteldossier en een efficiënter samenstelproces.

Op het tabblad 'Organisatie' van de klantenkaart kun je de algemene beschrijvingen, de bedrijfsactiviteiten en de interne beheersing van je klant vastleggen. Deze onderdelen worden gebruikt voor de bedrijfsbeschrijving in het samensteldossier. Daarnaast kan je op het tabblad 'Organisatie' de administratieve aandachtspunten van je klant beschrijven, die onder andere worden gebruikt bij de checklisten in het administratiedossier. Verder kan je op dit tabblad een organogram van de organisatie van je klant toevoegen.

2. Organisatiegegevens invullen op de klantenkaart

Om de organisatiegegevens van je klant in te kunnen vullen op de klantenkaart volg je de volgende stappen:

• Open in de administratiemonitor de administratie waarvoor je de bedrijfsgegevens in wilt vullen.
• Klik op het 'Hoofdmenu' in de bovenbalk en kies voor de optie 'Klantenkaart'. Het tabblad 'Bedrijfsgegevens' van de klantenkaart wordt nu geopend.
• Klik op het tabblad 'Organisatie' om dit tabblad te openen.
• Beschrijf bij Algemene beschrijvingen een beeld van de organisatie van je klant. Denk hierbij bijvoorbeeld aan historie, omvang in omzet en FTE, eigendom en bestuur, concurrentie, markt, etc.
• Beschrijf bij Bedrijfsactiviteiten de hoofdactiviteiten van de organisatie van je klant. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de branche waar de organisatie actief is, wat de verhouding is tussen de verschillende activiteiten, of de organisatie actief is in binnen- of buitenland, etc.
• Beschrijf bij Interne beheersing welke beheersingsmaatregelen getroffen zijn door de organisatie van je klant. Denk hierbij bijvoorbeeld aan functiescheiding in bedrijfsprocessen, informatiestructuur (gebruikte softwarepakketten), autorisatieprocessen (taken en bevoegdheden), managementrapportages, etc.
• Beschrijf bij Administratieve aandachtspunten de aandachtspunten voor de organisatie van je klant die van belang kunnen zijn bij de cijferbeoordeling of bij het samenstelproces. Denk daarbij bijvoorbeeld aan verklaringen voor incidentele afwijkingen.

• Voeg bij Organogram eventueel een organogram toe van de organisatie van je klant. Dit kan door een bestand in het vak te slepen of door te klikken op 'Of kies een bestand om te uploaden' en het bestand te selecteren dat toegevoegd moet worden.

• Klik onderaan de pagina op de knop 'Opslaan'.