1. Support
  2. Tips
  3. Administratiedossier

Tips voor het gebruik van checklisten in het Visionplanner Administratiedossier

In dit artikel geven we een aantal praktische tips over het gebruik van checklisten in Visionplanner.

Inhoudsopgave

Bijlagen toevoegen

Uiteraard kun je bij elke werkstap via het gebruikelijke paperclip icoontje bijlagen bijlagen_toevoegentoevoegen. Dat kunnen er meerdere zijn waarbij je kunt kiezen uit drie opties:

  • Een reeds op een andere plek in het dossier toegevoegde bijlage.
  • Een document dat je ‘fysiek’ toe wilt voegen door het in het getoond vak te slepen of er naartoe te navigeren.
  • Een link naar een document.

Vooral het toevoegen van een link is erg waardevol. Zo kun je bijvoorbeeld de link naar een grootboekkaartje in de boekhouding opnemen. Of naar een online Excel of Word document. Hou er dan wel rekening mee dat andere gebruikers wel rechten moeten hebben om die links te kunnen openen. 

 

Samenwerken met klanten

Soms is het handig om samen met de klant aan een checklist te werken. Voor het opvragen van documenten maar ook als de klant bijvoorbeeld zelf een deel van de periode-afsluiting doet. De klant toegang geven doe je makkelijk via de link in de header van de checklist:

 

klant_toevoegen

De klant krijgt dan toegang tot deze checklist zolang deze de status ‘Open’ heeft. Hij of zijn kan de checklist via de pagina “Actuele cijfers uitwerken’ benaderen. Meer informatie vind je hier

De verbinding met het samensteldossier

Bij het opzetten van een checklist kun je vragen koppelen aan relevante delen van het samenstelproces. Het is logisch om dit te doen voor de samenstelwaardigheid van de administratie. Maar ook als je onderwerpen als continuïteit of integriteit nader wilt onderbouwen met een gedetailleerd werkprogramma.

link_samenstellen

De status van een checklist

Een checklist kan de status ‘open’, ‘in review’ of ‘gesloten’ hebben. Op elk moment kan de status van een checklist worden gewijzigd via de knop in de header van een checklist. Ook als nog niet alle vragen zijn beantwoord. 

Via de checklistmonitor zie je eenvoudig wat de status is van een checklist en kun je gelijk de checklist openen. 

 

checklist status

Maak goede afspraken binnen je team over de momenten waarop een checklist een andere status krijgt en wie dat doet. Zo weet iedereen welke klanten nog aandacht nodig hebben.

Open vragen

open vragen

Open vragen zijn ideaal om iemand te dwingen om na te denken over een onderwerp of om overwegingen duidelijk vast te leggen. Ook bij de open vragen kun je als beheerder guidance toevoegen zodat de gebruiker weet waar hij aan moet denken bij de beantwoording. Voor de efficiency zou je zelfs al een standaard antwoord voor kunnen definiëren. 

Bevindingen vastleggen voor latere periodes

We streven ernaar dat je bevindingen maar één keer vastlegt. Zo kun je bevindingen die je in een checklist vastlegt op twee manieren hergebruiken:

  • Met een eenvoudig vinkje zorg je ervoor dat de bevindingen ook tevoorschijn komt in checklist van toekomstige periodes (uiteraard bij dezelfde vraag). 
  • Door een handige kopieeractie kun je de aantekening ook direct vastleggen in het samensteldossier. Zo weet je zeker dat je aan het eind van het jaar niets over het hoofd ziet. 

bevindingen voor toekomstige periodes

Meer zien van het Visionplanner Administratiedossier?

Het administratiedossier in Visionplanner helpt je bij het uitwerken van de kolommenbalans, zodat je betrouwbaar kunt rapporteren en efficiënt kunt samenstellen.

In onderstaande video lopen we uitgebreid het administratiedossier door en zie je welke voordelen het administratiedossier in Visionplanner je biedt.

05072020 webinar administratiedossier