Tips voor het gebruik van de Samenstelmodule in Visionplanner Cloud

Maak optimaal gebruik van de samenstelmodule in Visionplanner Cloud.

Inhoudsopgave

Gebruik een checklist om te bepalen of een administratie samenstelwaardig is

Om vast te stellen of een administratie samenstelwaardig is, kan je de standaardchecklist van Visionplanner gebruiken of een checklist die door één van de brancheverenigingen is opgesteld (Auxilium, Extendum, Fiscount, Novak, SRA). Zo hoef je bij het samenstellen niet nog eens alle posten door te lopen, maar kan je je richten op de risicoposten die specifiek zijn voor de klant.

Zie voor meer informatie deze pagina.

Maak de lay-out van het financieel verslag kantoorspecifiekLayout

Via Beheer partner > Layout > Financieel verslag kan je een logo uploaden. Dit Logo komt op de voorkant van het financieel verslag en linksonder op elke pagina. Het logo wordt zichtbaar na het akkoord van de klant. 

Vind je het belangrijk dat je jaarrekening nog meer aansluit bij de huisstijl? Kies dan voor een Kantoorabonnement Ultimate. Je krijgt hiermee de mogelijkheid om zelf de marges, het lettertype, de regelafstand, de kleuren en de achtergrondafbeelding te bepalen.

 

Gebruik een basisdossier

Als je een nieuw samensteldossier aanmaakt, kun je aangeven of dat gebaseerd moet worden op het dossier van het vorige jaar. Als dat het geval is, kan je dat aangeven bij Basisdossier. Basisdossierpng

Bepaalde zaken worden dan overgenomen van vorig jaar, zodat je dit niet opnieuw hoeft in te stellen. Overgenomen wordt:

  • De opdrachtverantwoordelijke
  • De klantgegevens
  • De rapportages. Als je vorig jaar de taxonomie Publicatiestukken kleine rechtspersoon hebt gebruikt, worden die in het nieuwe dossier ook toegevoegd. 
  • De instellingen uit het financieel verslag. Als je een bepaalde grafiek of tabel hebt uitgezet, zie je die in het nieuwe dossier ook niet. 
  • Tekstuele toelichtingen uit het financieel verslag.

De grondslagen worden niet overgenomen uit het basisdossier. Visionplanner past deze namelijk elk jaar aan conform de wettelijke regels en kaders.

Gebruik verwijzingen bij het aanpassen van standaardteksten

Alle teksten in het financieel verslag zijn naar wens aan te passen en kunnen middels het basisdossier het volgende jaar worden overgenomen. Wanneer je een tekst aanpast, maak dan waar mogelijk gebruik van verwijzingen. Een verwijzing vult zichzelf  met informatie en dit voorkomt in het dossier, zoals het KvK-nummer van de klant, de naam van jouw kantoor of een datum. Dit voorkomt slordige foutjes zoals bijvoorbeeld een niet-actueel jaartal of een oud adres. Het is ook mogelijk om naar rubrieken van de balans of de winst- en verliesrekening te verwijzen, met de bijbehorende waarde.

Verwijzingen-1

Gebruik de NBA-, de NOAB- of je eigen samenstellingsverklaring

In Visionplanner kun je kiezen om de samenstellingsverklaring van de NOAB of die van de NBA te gebruiken. Ben je geen lid van één van deze brancheorganisaties? Kies dan voor de NOAB-samenstellingsverklaring en pas de titel en de tekst naar wens aan. Maak hierbij gebruik van de eerder genoemde verwijzingen.

Samenstelverklaring

Pas de inhoud van het financieel verslag naar wens aan

Alle standaardonderdelen van het financieel verslag kunnen aan- of uit worden gezet. Zo kan je een heel uitgebreid of een heel beknopt verslag maken, afgestemd op de behoefte van de klant.

Inhoud

Laat de klant de jaarrekening accorderen en vaststellen

Je kunt in Visionplanner namens de klant accorderen en vaststellen, maar je kunt het accorderen en vaststellen ook bij de klant zelf neerleggen. De klant kan dit in zijn Visionplanner-omgeving doen of via de Visionplanner-app. Het voordeel hiervan is drieledig:

  1. Het akkoord ligt vast in het dossier in Visionplanner;
  2. Als de klant een digitale handtekening heeft geüpload, dan komt deze in het financieel verslag te staan;
  3. Je hebt de mogelijkheid om de notulen op te stellen in Visionplanner.
    Accorderen

Laat de klant een digitale handtekening uploaden

Handtekening

Rechts boven onder de gravatar > ‘Mijn gegevens’ kan de klant een digitale handtekening toevoegen. Wanneer de klant de jaarrekening accordeert, komt de handtekening in het financieel verslag te staan.

 

Stel de notulen op in Visionplanner

Voor het opstellen van de notulen is een standaardtekst aanwezig onder de knop ‘Vaststellen jaarrekening’. De notulen kunnen naar wens worden aangepast en worden voorzien van verwijzingen. De notulen worden opgeslagen in het basisdossier, zodat je volgend jaar niet opnieuw de tekst hoeft aan te passen.  De notulen zijn alleen beschikbaar als de klant de jaarrekening accordeert en vaststelt. Doet de opdrachtverantwoordelijke dit namens de klant, dan zijn de notulen niet beschikbaar in Visionplanner en dien je deze op een andere manier op te stellen en te laten ondertekenen.

Notulen

Maak een fiscale export

Het fiscaal pakket waar je mee werkt kan je instellen onder  ‘Beheer partner’ > ‘Partner’. Door het pakket hier te selecteren staat het pakket in ieder samensteldossier goed ingesteld en hoef je dit niet meer handmatig te selecteren.

Fiscale exportAls de jaarrekening is geaccordeerd en vastgesteld kan je in het samensteldossier een exportbestand generen die je in het fiscaal pakket kunt inlezen. Handmatig invoeren is hiermee verleden tijd.

Stel risicogericht samenRisicogericht

In Visionplanner is het mogelijk om risicogericht samen te stellen. Hiervoor is een Samenstelpraktijkabonnement Ultimate benodigd. Per klant kan ingesteld worden of er al dan niet risicogericht wordt samengesteld. Een risicogericht dossier kent een acceptatiefase, een planningsfase een uitvoeringsfase en een afrondingsfase, waarin het identificeren en uitwerken van risico’s centraal staat.

 

 

Zet het afrondingsmemorandum aan

Stel je risicogericht samen, zet dan het afrondingsmemorandum aan. In het afrondingsmemorandum staan alle belangrijke zaken uit het dossier overzichtelijk op één pagina. Het is voor de reviewer dan niet nodig om kriskras door het dossier te klikken om de gewenste informatie te verzamelen. Je kunt het afrondingsmemorandum aanzetten via ‘Beheer partner’ > ‘Partner’.

Afrondingsmemorandum

Maak een Engelstalige jaarrekening

In Visionplanner is het mogelijk een Engelstalige rapportage te maken. Als je voor 6 of meer klanten een Engelstalige jaarrekening maakt, dan raden we aan om een Engelstalig sjabloon te maken. Zijn het er minder, dan kan je de administratie loskoppelen van het sjabloon en op Engelstalig zetten. Hier is zowel een Samenstelabonnement en een Adviespraktijkabonnement Ultimate voor nodig. Door het aanpassen van de taalinstelling worden alle rubrieken vertaald, ook die in de dashboards. De dashboards zelf en de schermen van Visionplanner (de user interface) blijven in het Nederlands.

Nog efficiënter werken in Visionplanner Cloud?