Core - Inloggen
  1. Support
  2. Core - Inloggen

Inloggen in Visionplanner met multi-factor authenticatie

Voor het inloggen in Visionplanner wordt gebruik gemaakt van de beveiligingsmethode multi-factor authenticatie (MFA). In dit artikel leggen we uit hoe MFA werkt.

Beschikbaar voor:  
Product Visionplanner
Module Core
Abonnement Niet van toepassing
Gebruikersrol Beheerder | Kantoormedewerker | Klantmedewerker

 

1. Algemeen

Om de veiligheid en betrouwbaarheid van de Visionplanner modules te waarborgen, wordt bij het inloggen gebruik gemaakt van multi-factor authenticatie (MFA).  MFA is een beveiligingsmethode waarbij twee of meer onafhankelijke referenties vereist zijn om toegang te krijgen tot Visionplanner. Deze referenties moeten uit verschillende categorieën komen: iets wat je weet (bijvoorbeeld een wachtwoord), iets wat je hebt (bijvoorbeeld een mobiel apparaat of een token) of iets wat je bent (biometrie zoals een vingerafdruk of gezichtsherkenning).

MFA wordt gebruikt bij het inloggen door alle gebruikers die met e-mail en wachtwoord inloggen in Visionplanner, dus zowel voor medewerkers van kantoren, medewerkers van klanten als voor externe stakeholders.

Let op: Bij het inloggen met Single Sign On (SSO) moet je voldoen aan het inlogbeleid dat is ingesteld in je eigen SSO-omgeving. De MFA die voor Visionplanner wordt gebruikt is dan niet van toepassing. 


Om MFA te gebruiken, heb je een authenticator-app nodig. Deze app installeer je op je smartphone. De authenticator-app vraagt om een extra vorm van identificatie, zoals een vingerafdrukscan, gezichtsherkenning of het invoeren van een pincode. Pas nadat je de authenticator-app succesvol hebt kunnen openen, krijg je toegang tot je verificatiecode.

Tip: Enkele bekende authenticator-apps zijn de Microsoft Authenticator, Google Authenticator en 1Password. Het maakt niet uit welke authenticator-app je kiest om in te loggen in Visionplanner. Als je al een authenticator-app gebruikt, kun je deze ook gebruiken om in te loggen in Visionplanner.

Tip: Een authenticator-app op je smartphone is de meest gebruikelijke manier om MFA te activeren. Je kunt deze app ook op je computer of laptop gebruiken. Vaak betreft dit een aparte versie van dezelfde authenticator die je al op je smartphone hebt geïnstalleerd. Als je deze optie wilt gebruiken, vraag dan je systeembeheerder om advies over hoe je dit kunt instellen.

2. Multi-factor authenticatie activeren met de Microsoft Authenticator-app

Om de multi-factor authenticatie te activeren met de Microsoft Authenticator-app volg je de volgende stappen:

  • Als je de Microsoft Authenticator-app nog niet op je smartphone hebt geïnstalleerd, zorg er dan voor dat je deze app eerst downloadt en installeert.
  • Open Visionplanner en log in met je e-mailadres en wachtwoord. Er verschijnt nu een scherm met 'Gebruikersgegevens' en een QR code.

Schermafbeelding 2024-06-14 105838

  • Open de Microsoft Authenticator-app op je smartphone.

Let op: De beschrijving in dit hoofdstuk is gebaseerd op de Microsoft Authenticator-app. De werkwijze met de Google Authenticator-app vind je hier. De werkwijze met andere authenticator-apps is vergelijkbaar. Als je vragen hebt over het gebruik van een andere app, vraag dan je systeembeheerder om advies.

  • Klik op het plus-icoontje (+) bovenaan het scherm om een account toe te voegen.

Schermafbeelding 2024-06-14 om 11.03.51

  • Klik onder 'Welk soort account voegt u toe?' op 'Overige (Google, Facebook, enzovoort)'. Er opent nu een scherm om de QR-code te scannen.

Schermafbeelding 2024-06-14 om 11.29.06

  • Scan met je smartphone de QR-code die in je browser staat.

Let op: Als het niet mogelijk is om de QR-code te scannen, kun je de gegevens ook handmatig invoeren in de Microsoft Authenticator-app. Klik in je browser op de link 'Kunt u niet scannen? Probeer dit' of op de link 'Nog steeds problemen' om de gegevens die je nodig hebt weer te geven. Klik vervolgens in de Microsoft Authenticator-app op de knop 'Of voer de code handmatig in' en neem de gegevens uit je browser nauwkeurig over in de Microsoft Authenticator-app.


Zodra je de QR code succesvol hebt gescand, verschijnt in de Microsoft Authenticator-app een nieuwe regel met 'Visionplanner Identity' en het e-mailadres waarmee je ingelogd bent. In die regel zie je ook een 6-cijferige verificatiecode met daarachter de tijd hoe lang de code nog geldig is. De teller telt af naar 0 seconden, waarna een nieuwe 6-cijferige verificatiecode verschijnt.

Schermafbeelding 2024-06-14 om 11.07.50

  • Klik in je browser onderaan het scherm op de knop 'Continue'. Er verschijnt een nieuw scherm 'Gebruikersgegevens' waar je de verificatiecode uit je Microsoft Authenticator-app in kunt voeren.

Schermafbeelding 2024-06-14 111153

  • Voer de 6-cijferige verificatiecode uit je Microsoft Authenticator-app in op het scherm in je browser.

Tip: Soms is een MFA-code nog maar kort geldig (bijvoorbeeld enkele seconden). Wacht dan even af tot er een nieuwe MFA-code verschijnt. Zo voorkom je dat je een MFA-code invoert die net verlopen is.

  • Klik op de knop 'Verifiëren'. Op de achtergrond wordt gecontroleerd of de ingevoerde code geldig is. Zodra je een geldige code hebt ingevoerd, word je automatisch doorgestuurd naar de administratiemonitor van Visionplanner.

3. Multi-factor authenticatie activeren met de Google Authenticator-app

Om de multi-factor authenticatie te activeren met de Google Authenticator-app volg je de volgende stappen:

  • Als je de Google Authenticator-app nog niet op je smartphone hebt geïnstalleerd, zorg er dan voor dat je deze app eerst downloadt en installeert.
  • Open Visionplanner en log in met je e-mailadres en wachtwoord. Er verschijnt nu een scherm met 'Gebruikersgegevens' en een QR code.

Schermafbeelding 2024-06-14 105838

  • Open de Google Authenticator-app op je smartphone.

Let op: De beschrijving in dit hoofdstuk is gebaseerd op de Google Authenticator-app. De werkwijze met de Microsoft Authenticator-app vind je hier. De werkwijze met andere authenticator-apps is vergelijkbaar. Als je vragen hebt over het gebruik van een andere app, vraag dan je systeembeheerder om advies.

  • Klik op het plus-icoontje (+) onderaan het scherm om een account toe te voegen.

Schermafbeelding 2024-06-14 om 12.25.07

  • Selecteer 'QR-code scannen'. Er opent nu een scherm om de QR-code te scannen.
  • Scan met je smartphone de QR-code die in je browser staat.

Let op: Als het niet mogelijk is om de QR-code te scannen, kun je de gegevens ook handmatig invoeren in de Google Authenticator-app. Klik in je browser op de link 'Kunt u niet scannen? Probeer dit' of op de link 'Nog steeds problemen' om de gegevens die je nodig hebt weer te geven. Selecteer vervolgens in de Google Authenticator-app de optie 'Instelsleutel invullen' en neem de gegevens uit je browser nauwkeurig over in de Google Authenticator-app.


Zodra je de QR code succesvol hebt gescand, verschijnt in de Google Authenticator-app een nieuwe regel met 'Visionplanner Identity' en het e-mailadres waarmee je ingelogd bent. In die regel zie je ook een 6-cijferige verificatiecode met daarachter de tijd hoe lang de code nog geldig is. De teller telt af naar 0 seconden, waarna een nieuwe 6-cijferige verificatiecode verschijnt.

Schermafbeelding 2024-06-14 om 15.00.24

  • Klik in je browser onderaan het scherm op de knop 'Continue'. Er verschijnt een nieuw scherm 'Gebruikersgegevens' waar je de verificatiecode uit je Google Authenticator-app in kunt voeren.

Schermafbeelding 2024-06-14 111153

  • Voer de 6-cijferige verificatiecode vanuit de Google Authenticator-app in op het scherm in je browser.

Tip: Soms is een verificatiecode nog maar kort geldig (bijvoorbeeld enkele seconden). Wacht dan even af tot er een nieuwe verificatiecode verschijnt. Zo voorkom je dat je een verificatiecode invoert die net verlopen is.

  • Klik op 'Verifiëren'. Op de achtergrond wordt gecontroleerd of de ingevoerde code geldig is. Zodra je een geldige code hebt ingevoerd, word je automatisch doorgestuurd naar de administratiemonitor van Visionplanner.

4. Inloggen met de MFA verificatiecode

Bij het inloggen in Visionplanner wordt volgens een vastgesteld beleid gevraagd om de MFA verificatiecode in te voeren. Zodra er gevraagd  wordt om de verificatiecode volg je de volgende stappen om in te loggen:

  • Open de authenticator-app.
  • Zoek het account met Visionplanner Identity en het e-mailadres waarmee je ingelogd bent. 
  • Voer de 6-cijferige verificatiecode vanuit de authenticator-app in op het scherm in je browser.

Tip: Soms is een MFA-code nog maar kort geldig (bijvoorbeeld enkele seconden). Wacht dan even af tot er een nieuwe MFA-code verschijnt. Zo voorkom je dat je een MFA-code invoert die net verlopen is.

  • Klik op 'Verifiëren'. Op de achtergrond wordt gecontroleerd of de ingevoerde code geldig is. Zodra je een geldige code hebt ingevoerd, word je automatisch doorgestuurd naar de administratiemonitor van Visionplanner.

Let op:

- Elke 30 dagen wordt er standaard om je MFA verificatiecode gevraagd.

- Op andere momenten wordt alleen gevraagd om een geldige MFA verificatiecode in te voeren als dit volgens het ingestelde beleid nodig is, bijvoorbeeld bij het inloggen vanuit een andere wereldregio, gelijktijdig inloggen op meerdere computers, enzovoort. Dit beleid wordt bepaald door Microsoft, Visionplanner heeft hier geen invloed op.

- Sommige authenticator-apps hebben een functie waarmee MFA verificatiecodes automatisch worden ingevuld. Deze functie kan ook worden gebruikt in combinatie met het inloggen in Visionplanner. Als je deze optie wilt gebruiken, vraag dan je systeembeheerder om advies over hoe je dit kunt instellen.

5. MFA opnieuw activeren op je telefoon met een nieuwe QR-code

Als de activering van de MFA niet is gelukt, als je een nieuwe telefoon wilt gebruiken of als je het MFA-account hebt verwijderd op je telefoon, moet je de MFA opnieuw activeren door een nieuwe QR-code te gebruiken. 

Om een nieuwe QR-code te verkrijgen, moet de gebruiker uitgenodigd worden om zich opnieuw te registreren. Deze uitnodiging kan alleen door beheerders in Visionplanner worden verstuurd. Op dit moment heeft de gebruiker nog niet de mogelijkheid om dit zelf te initiëren.

Let op:

- Als je als gebruiker in Visionplanner geen beheerdersrechten hebt, moet je contact opnemen met een beheerder in Visionplanner om jou een uitnodiging te sturen om je opnieuw te registreren in Visionplanner. Tijdens dit registratieproces kan je de MFA opnieuw te activeren met een nieuwe QR-code.

- Als je klant bent bij een administratie- of accountantskantoor, neem dan contact op met het kantoor dat je toegang tot Visionplanner heeft gegeven. Elk kantoor heeft een beheerder in Visionplanner, die jou een uitnodiging kan sturen om je opnieuw te registreren in Visionplanner. Tijdens dit registratieproces kun je de MFA opnieuw activeren met een nieuwe QR-code.

  • Klik hier om direct naar de uitleg te gaan over de stappen die je als gebruiker moet volgen om de MFA opnieuw te activeren met een nieuwe QR-code nadat je de mail hebt ontvangen om je opnieuw te registreren.

Om als beheerder de gebruiker opnieuw uit te nodigen volg je de volgende stappen:

  • Open Visionplanner.
  • Ga via de moersleutel in de bovenbalk naar het onderdeel 'Beheer Partner'.
  • Klik op de tab 'Medewerkers'.

Let op: Deze tab wordt ook gebruikt voor het opnieuw uitnodigen van klantgebruikers.

  • Open het tabblad 'Toegangscontrole'.
  • Voer het e-mailadres in van de gebruiker die je opnieuw uit wilt nodigen.
  • Klik op de knop 'Controleer'. De gegevens van de betreffende gebruiker worden nu getoond.
  • Klik op de knop 'Opnieuw uitnodigen'.
  • Klik op de knop 'Nieuwe uitnodiging verzenden'. De gebruiker wordt nu opnieuw uitgenodigd om zich te registreren, waarbij ook de activering van de MFA met een nieuwe QR-code opnieuw uitgevoerd moet worden. 

Let op: 

- De gegevens van de gebruiker blijven behouden en worden niet verwijderd bij het opnieuw uitnodigen van de gebruiker.

- Na het versturen van de uitnodiging kan deze gebruiker zich niet meer aanmelden bij Visionplanner totdat deze nieuwe uitnodiging is geactiveerd. 

Nadat de gebruiker opnieuw uitgenodigd is, ontvangt de gebruiker een mail om zich opnieuw te registreren in Visionplanner. Volg de volgende stappen om je opnieuw te registreren en de MFA opnieuw te activeren met een nieuwe QR-code:

  • Als je nog geen mail ontvangen hebt om je opnieuw te registreren in Visionplanner neem dan contact op met de beheerder in jouw Visionplanner omgeving. De beheerder kan jou uitnodigen om je opnieuw te registreren in Visionplanner. Klik hier voor meer informatie.
  • Open de mail waarin je uitgenodigd wordt om je opnieuw te registreren in Visionplanner.
  • Klik in de mail op de knop 'Meteen aan de slag!'.
  • Klik op de knop 'Email en wachtwoord' om je te registeren met je e-mailadres en wachtwoord.
  • Klik op de knop 'Verificatiecode verzenden'. Er wordt nu een verificatiecode naar je e-mailadres gestuurd om het e-mailadres te verifiëren.
  • Open de mail met de e-mailverficatiecode.
  • Neem de verificatiecode uit deze e-mail over naar het veld 'Verificatiecode'.
  • Klik op de knop 'Code verifiëren'.
  • Klik op de knop 'Doorgaan'.
  • Voer in het veld 'Wachtwoord' het wachtwoord in dat je wilt gebruiken.

Tip: 

Het wachtwoord moet bestaan uit 8-24 tekens en moet minimaal 3 van deze 4 soorten tekens bevatten:

- Hoofdletters

- Kleine letters

- Cijfers

- Speciale tekens (@ # $ % ^ & * - _ + = [ ] { } | \ : ' , ? / ` ~ " ( ) ; .)

  • Voer in het veld 'Nogmaals het wachtwoord' nogmaals hetzelfde wachtwoord in. Je wordt nu automatisch ingelogd in Visionplanner.
  • Klik op het pijltje achter het poppetje in de bovenbalk.
  • Kies  'Afmelden'.
  • Klik op 'Aanmelden'.
  • Log opnieuw in met je e-mailadres en wachtwoord.
  • Na het invoeren van je wachtwoord zal een nieuwe QR-code getoond worden waarmee je de MFA opnieuw kunt activeren.
  • Volg de stappen die hierboven beschreven staan om de MFA activatie te voltooien.