Excel instellen als importbron

Binnen Visionplanner gebruik je importbronnen om financiële gegevens vanuit je boekhoudpakket in te lezen. In dit artikel leggen we uit hoe je Excel instelt als importbron.

^{* Afhankelijk van de ingestelde rechten}

1. Algemeen

Om efficiënt te kunnen werken, biedt Visionplanner de mogelijkheid om een koppeling met je boekhoudpakket in te stellen. Indien er geen koppeling beschikbaar is voor jouw boekhoudpakket, dan kun je Excel gebruiken als importbron. Op die manier kun je toch eenvoudig de financiële gegevens uit jouw boekhoudpakket importeren.

2. Sjabloon voor het instellen van Excel als importbon

Om Excel als importbron te kunnen instellen, is het nodig om een Excel-sjabloon te gebruiken. Volg de onderstaande stappen om dit sjabloon te gebruiken:

• Download hier het Excel-sjabloon als je de gegevens van een administratie met 12 maanden wilt importeren. Het Excel-sjabloon voor een administratie met 13 perioden vind je hier.
• Open het gedownloade Excel-sjabloon.
• Vul in het Excel-sjabloon bij 'Administratie naam' de naam van de administratie in. Deze naam wordt gebruikt als 'Organisatienaam' in Visionplanner.

• Pas op regel 4 van het Excel-sjabloon de jaartallen aan naar de jaartallen waarvan je de financiële gegevens wilt importeren. 

• Vul bij 'BALANS' per regel het grootboekrekeningnummer, de omschrijving van de grootboekrekening en alle bedragen van de balansposten in als stand per einde van de betreffende periode.
• Vul bij 'WINST & VERLIES' per regel het grootboekrekeningnummer, de omschrijving van de grootboekrekening en alle bedragen van de winst-en-verliesrekeningposten in als mutaties in de betreffende periode. Het invoeren van de kostenplaats en de omschrijving van de kostenplaats is optioneel.

• Sla het Excel bestand op.
• Sluit het Excel bestand.

3. Excel instellen als importbron

Bij het toevoegen van een administratie, kun je in de laatste stap de importbron instellen. Volg in die laatste stap, onderstaande stappen om Excel in te stellen als importbron:

• Kies bij 'Software' voor Excel sjabloon.

De cijfers uit Excel kunnen worden ingelezen met de Visionplanner Cloud Connector. Dit is een klein programma dat je nodig hebt om de cijfers te uploaden.

• Klik op 'Connector downloaden' om het bestand van de Visionplanner Cloud Connector te downloaden. 
• Open het gedownloade bestand 'Connector.exe'.  Het programma wordt direct uitgevoerd.

Er opent nu een scherm om het Excel bestand te selecteren dat je wilt gebruiken. Gebruik hiervoor altijd een Excel bestand dat gebaseerd is op het Excel-sjabloon.

• Klik op de drie puntjes achter 'Bestandsnaam' om het Excel bestand te selecteren waarin de gegevens staan die je wilt importeren.
• Klik op 'Importeren' om de gegevens uit Excel in te lezen in Visionplanner.
• Klik op 'Sluiten'.

4. Beschikbare functionaliteiten importbron Excel

Afhankelijk van de importbron die gekozen is, zijn er verschillende functionaliteiten beschikbaar in Visionplanner. Bij het gebruik van Excel als importbron zijn de volgende functionaliteiten in Visionplanner beschikbaar:

- Saldi grootboekrekeningen

- Kostenplaatsen

Een overzicht van alle importbronnen en de verschillende functionaliteiten vind je hier.

5. Fouten en foutmeldingen bij het importeren uit Excel

Als je gegevens importeert, kunnen er fouten of foutmeldingen voorkomen. Hieronder vind je instructies over wat te doen als je een van deze fouten of foutmeldingen tegenkomt.

a) De cijfers van vorig jaar worden overschreven

Als de cijfers van vorig jaar zijn overschreven na het importeren van gegevens uit Excel, kan dit komen doordat je een ander Excel bestand hebt gebruikt dan eerder gebruikt is om de gegevens te importeren. In dat geval loop je het risico dat de cijfers van vorig jaar worden vervangen.

Om te voorkomen dat eerder geïmporteerde gegevens verloren gaan, is het belangrijk om voor het importeren van cijfers van het volgende jaar altijd hetzelfde  Excel bestand te gebruiken dat je eerder hebt gebruikt om gegevens te importeren.

b) De cijfers van de winst-en-verliesrekening worden wel ingelezen, maar die van de balans niet

Als de cijfers van de balans niet ingelezen worden bij het importeren van gegevens uit een Excel bestand en de cijfers van de winst-en-verliesrekening wel, dan kan het zijn dat dit komt omdat er nog lege regels bij de balansrubrieken in het Excel bestand staan. Verwijder de lege regels tussen de rubrieken om ervoor te zorgen dat de gegevens uit het Excel bestand goed ingelezen kunnen worden.

Het is ook mogelijk dat je alleen in periode 1 balanscijfers hebt ingevuld en dat de cijfers voor periode 12 of 13 ontbreken. In dat geval zul je aan het einde van het boekjaar geen balanscijfers zien, omdat de balans de stand van een periode weergeeft die in dat geval leeg is.

c) De cijfers van de balans worden wel ingelezen, maar die van de winst-en-verliesrekening niet

Als de cijfers van de winst-en-verliesrekening niet ingelezen worden bij het importeren van gegevens uit een Excel bestand en de cijfers van de balans wel, dan kan het zijn dat dit komt omdat er nog lege regels bij de rubrieken van de winst-en-verliesrekening in het Excel bestand staan. Verwijder de lege regels tussen de rubrieken om ervoor te zorgen dat de gegevens uit het Excel bestand goed ingelezen kunnen worden.

d) Het importeren van de gegevens uit een Excel bestand lukt niet

Om het importeren succesvol uit te kunnen voeren zijn er een aantal voorwaarden waar het Excel bestand aan moet voldoen. Controleer of aan deze voorwaarden voldaan is als het importeren van de gegevens uit Excel bestand niet lukt:

- Er moet gebruikgemaakt worden van het Excel-sjabloon.

- De teksten en formules in het Excel-sjabloon mogen niet gewijzigd worden, met uitzondering van de voorbeeld grootboekrekeningen en bedragen.

- Het veld achter Administratienaam (B3) moeten altijd verplicht ingevuld worden.

- In rij 4 staan de boekjaren vermeld. Deze velden mogen wel gewijzigd worden, maar niet leeg gelaten worden.

- De boekjaren moeten altijd vermeld worden op rij 4 en de perioden moeten vermeld worden op rij 5.

- Als je één boekjaar wilt inlezen dan moeten de kolommen R t/m AD geheel verwijderd worden, dus niet alleen het boekjaar, maar ook de bijbehorende perioden.

- Er mogen geen lege regels staan onder 'BALANS' en onder 'WINST & VERLIES'.