Elektronische handtekening Visionplanner

Met de elektronische handtekening van Visionplanner is het mogelijk om documenten in het samensteldossier te voorzien van een geavanceerde elektronische handtekening.

Wat heb je nodig?

Een Compilation abonnement.

Beschrijving van de functionaliteit

Visionplanner biedt de mogelijkheid om de volgende documenten elektronisch te ondertekenen:

De NBA- of NOAB-samenstellingsverklaring(*) in het Financieel verslag
De jaarrekening in het Financieel verslag
De notulen van de Algemene vergadering

In dit artikel wordt uitgelegd hoe de elektronische ondertekening werkt en welke wijzigingen er aanvullend zijn doorgevoerd in het samensteldossier om de digitale ondertekening op een goede manier te ondersteunen. De elektronische ondertekening is alleen beschikbaar in nieuwe dossiers.

Deze functionaliteit is ontwikkeld in aanvulling op de reeds beschikbare ondertekening van de SBR samenstellingsverklaring en SBR inrichtingsstukken d.m.v. de integratie met PKIsigning. De werking daarvan is ongewijzigd. Zie voor meer informatie daarover het betreffende artikel op onze kennisbank.

Het accorderings- en ondertekenproces

De stappen voor elektronisch ondertekenen zijn toegevoegd aan het accorderingsproces van de jaarrekening. In de meest uitgebreide vorm ziet het proces er als volgt uit:

Actie	Verantwoordelijke
Akkoord opdrachtverantwoordelijke	Opdrachtverantwoordelijke
Akkoord klant	Klant(en), met rechten voor accorderen
Ondertekening verklaring	Opdrachtverantwoordelijke
Ondertekening jaarrekening	Klant(en), met rechten voor accorderen
Vaststellen en deponeren	Klant(en), met rechten voor vaststellen

Welke stappen in een dossier getoond worden is afhankelijk van de instellingen van het dossier.

De rechten voor het dossier worden ingesteld door gebruikers toe te voegen aan het dossier. Meer informatie hierover vind je in dit artikel.

Let op: Elektronisch ondertekenen van de jaarrekening en notulen door de klant is niet mogelijk als de opdrachtverantwoordelijke accordeert of vaststelt namens de klant.

Stappenlijst rapportages

Met behulp van een stappenlijst kan voor het dossier ingesteld worden welke rapportages toegevoegd moeten worden.

Daarnaast wordt ingesteld voor iedere rapportage op welke wijze de ondertekening plaatsvindt.

De inhoud van de stappenlijst is afhankelijk van het type onderneming en de keuze die gemaakt wordt bij de stap ‘Jaarrapportage’. Hieronder volgt een toelichting op deze stap:

Jaarrapportage

Welk type jaarrapportage wil je toevoegen in dit samensteldossier?

Optie	Toelichting
Financieel verslag zonder jaarrekening	Dit type rapport kan bijvoorbeeld gebruikt worden als ‘IB-plus’ rapport. Bij dit type rapport kan geen verklaring afgegeven worden. Het rapport wordt ook niet ondertekend door de klant.
Financieel verslag inclusief jaarrekening	Dit is de meest uitgebreide manier om de jaarrapportage op te stellen. De jaarrekening is integraal onderdeel van het financieel verslag en het is mogelijk om in het financieel verslag een NBA- of NOAB-samenstellingsverklaring op te nemen. Elektronisch ondertekenen van beide verklaringen is alleen mogelijk in Visionplanner. Niet via de integratie met PKIsigning. De klant kan de jaarrekening elektronisch ondertekenen in Visionplanner.
SBR inrichtingsstukken micro / klein	Je kiest voor het opstellen van een jaarrekening in SBR-formaat. Je kunt indien gewenst het financieel verslag toevoegen. De SBR jaarrekening wordt dan als bijlage toegevoegd aan het financieel verslag. Bij een SBR jaarrekening kan alleen een NBA-samenstellingsverklaring in SBR formaat toegevoegd worden. Elektronisch ondertekenen van deze verklaring kan alleen via de integratie met PKIsigning. De klant kan de SBR-jaarrekening niet elektronisch ondertekenen.

Let op: Het is niet mogelijk om een financieel verslag te maken waarin zowel de jaarrekening sectie als de SBR-inrichtingsstukken zijn opgenomen. Deze combinatie is bewust uitgesloten omdat deze in strijd is met wet- en regelgeving. Er kan slechts sprake zijn van één jaarrekening waarbij een verklaring afgegeven wordt.

Notulen in PDF

De notulen worden uitgewerkt op het tabblad ‘Rapportages’. Na het uitwerken van de notulen is het mogelijk om, net als bij de overige rapportages, een PDF te genereren. De notulen kunnen bij het vaststellen van de jaarrekening elektronisch worden ondertekend.

Visionplanner mobiele app

Elektronisch ondertekenen van de jaarrekening of notulen is voor de klantgebruiker ook mogelijk via de Visionplanner mobiele app. Een klant die gebruik maakt van de Visionplanner app krijgt automatisch een notificatie op de app als een document ondertekend moet worden.

Tweestapsverificatie

Om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren is een tweestapsverificatie ingebouwd.

Na het starten van de elektronische ondertekening moeten de gebruikers zich eerst opnieuw aanmelden bij Visionplanner. Daarna wordt een verificatiecode verstuurd via e-mail. Deze code dient vervolgens ingevuld te worden in Visionplanner.

E-mail notificaties

Voor de volgende stappen in het accorderingsproces worden e-mail notificaties verstuurd.

Akkoord klant
Ondertekening verklaring
Ondertekening jaarrekening
Vaststellen en deponeren

Met het versturen van e-mail notificaties stimuleren we gebruikers om tijdig te accorderen of te ondertekenen om zo de doorlooptijd tussen het definitief maken van de jaarrekening en eventuele deponering van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel zo kort mogelijk te houden.

Op de klantenkaart kan per gebruiker ingesteld worden of wel of geen e-mail notificaties verstuurd moeten worden.

Herinneringen

In aanvulling op de initiële uitnodiging om te accorderen of ondertekenen worden ook herinneringen verstuurd per e-mail. Dat gebeurt volgens onderstaand schema:

Akkoord klant	Iedere 5 dagen, maximaal 3 keer (*)
Ondertekening verklaring	Iedere 2 dagen, maximaal 3 keer (*)
Ondertekening jaarrekening	Iedere 2 dagen, maximaal 3 keer (*)
Vaststellen en deponeren	Iedere 2 dagen, maximaal 3 keer (*)

(*) Zondagen worden niet meegeteld.