Elektronische handtekening Visionplanner

Met de elektronische handtekening van Visionplanner is het mogelijk om documenten in het samensteldossier te voorzien van een geavanceerde elektronische handtekening.

Wat heb je nodig?

Een Compilation abonnement.

Beschrijving van de functionaliteit

Visionplanner biedt de mogelijkheid om de volgende documenten elektronisch te ondertekenen:

1. De NBA- of NOAB-samenstellingsverklaring(*) in het Financieel verslag
2. De jaarrekening in het Financieel verslag
3. De notulen van de Algemene vergadering

In dit artikel wordt uitgelegd hoe de elektronische ondertekening werkt en welke wijzigingen er aanvullend zijn doorgevoerd in het samensteldossier om de digitale ondertekening op een goede manier te ondersteunen. De elektronische ondertekening is alleen beschikbaar in nieuwe dossiers.

Deze functionaliteit is ontwikkeld in aanvulling op de reeds beschikbare ondertekening van de SBR samenstellingsverklaring en SBR inrichtingsstukken d.m.v. de integratie met PKIsigning. De werking daarvan is ongewijzigd. Zie voor meer informatie daarover het betreffende artikel op onze kennisbank.

Het accorderings- en ondertekenproces

De stappen voor elektronisch ondertekenen zijn toegevoegd aan het accorderingsproces van de jaarrekening. In de meest uitgebreide vorm ziet het proces er als volgt uit:

Welke stappen in een dossier getoond worden is afhankelijk van de instellingen van het dossier. 

De rechten voor het dossier worden ingesteld door gebruikers toe te voegen aan het dossier. Meer informatie hierover vind je in dit artikel.

Let op: Elektronisch ondertekenen van de jaarrekening en notulen door de klant is niet mogelijk als de opdrachtverantwoordelijke accordeert of vaststelt namens de klant.

Stappenlijst rapportages

Met behulp van een stappenlijst kan voor het dossier ingesteld worden welke rapportages toegevoegd moeten worden. 

Daarnaast wordt ingesteld voor iedere rapportage op welke wijze de ondertekening plaatsvindt. 

De inhoud van de stappenlijst is afhankelijk van het type onderneming en de keuze die gemaakt wordt bij de stap ‘Jaarrapportage’. Hieronder volgt een toelichting op deze stap:

Jaarrapportage

Welk type jaarrapportage wil je toevoegen in dit samensteldossier?

Let op: Het is niet mogelijk om een financieel verslag te maken waarin zowel de jaarrekening sectie als de SBR-inrichtingsstukken zijn opgenomen. Deze combinatie is bewust uitgesloten omdat deze in strijd is met wet- en regelgeving. Er kan slechts sprake zijn van één jaarrekening waarbij een verklaring afgegeven wordt.

Notulen in PDF

De notulen worden uitgewerkt op het tabblad ‘Rapportages’. Na het uitwerken van de notulen is het mogelijk om, net als bij de overige rapportages, een PDF te genereren. De notulen kunnen bij het vaststellen van de jaarrekening elektronisch worden ondertekend.

Visionplanner mobiele app

Elektronisch ondertekenen van de jaarrekening of notulen is voor de klantgebruiker ook mogelijk via de Visionplanner mobiele app. Een klant die gebruik maakt van de Visionplanner app krijgt automatisch een notificatie op de app als een document ondertekend moet worden.

E-mail notificaties

Voor de volgende stappen in het accorderingsproces worden e-mail notificaties verstuurd.

• Akkoord klant
• Ondertekening verklaring
• Ondertekening jaarrekening
• Vaststellen en deponeren

Met het versturen van e-mail notificaties stimuleren we gebruikers om tijdig te accorderen of te ondertekenen om zo de doorlooptijd tussen het definitief maken van de jaarrekening en eventuele deponering van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel zo kort mogelijk te houden.

Op de klantenkaart kan per gebruiker ingesteld worden of wel of geen e-mail notificaties verstuurd moeten worden.

Herinneringen

In aanvulling op de initiële uitnodiging om te accorderen of ondertekenen worden ook herinneringen verstuurd per e-mail. Dat gebeurt volgens onderstaand schema:

(*) Zondagen worden niet meegeteld.