Je kan documenten die door klanten ondertekend moeten worden ook middels e-ondertekenen laten ondertekenen. Dit geldt voor de volgende documenten:
- Conceptjaarrekening
- LOR met of zonder conceptjaarrekening
- Definitieve jaarrekening
- Notulen
- Publicatiestukken
Wat je nodig hebt
Voor het uitvoeren van de instructies in dit artikel heb je:
- de gebruikersrol medewerker;
- de module Core/Compilation;
- en geen abonnement nodig.
Voordat je verder gaat
Voordat de klanten kunnen ondertekenen moeten deze wel de beschikking hebben over een gebruikersaccount. Informatie hoe je een gebruikersaccount voor de klanten aanmaakt kan je hier vinden.
Instructie: Instellen welke documenten ondertekend moet worden
- Klik in de bovenbalk op Apps > Visionplanner Compilation.
- Klik op Dossiers.
- Kies het dossier waarin je e-ondertekenen wilt instellen.
- Klik in het navigatiemenu op Profiel > e-Ondertekenen.
- Bij optie 2 E-ondertekenen documenten door klant: kan je per document aangeven welke digitaal ondertekend moet worden.
- Klik op de slider van het type document dat je wilt digitaal ondertekenen.
- Vink aan welke gebruikers het document moeten ondertekenen.
- Daarnaast kan het telefoonnummer ingevuld worden wanneer een extern portaal wordt gebruikt.
- Loop vervolgens de dossierflow door om het document te versturen.
Goed om te weten
Als het e-ondertekenen is ingesteld, kan je de dossierflow doorlopen. Tot het moment dat je het document hebt opgesteld en je de stap om te versturen naar de klant goedkeurt. Op dat moment wordt het document verstuurd naar de klant om het document digitaal te ondertekenen. Zodra de klant het document heeft ondertekend, wordt er een kopie van het ondertekende document opgeslagen in het dossier. Ook als dit via een externe partij loopt.
E-ondertekenen documenten door klanten is mogelijk met de volgende externe partijen:
- PKI Signing
- AFAS
Voor externe portalen is het wel van belang dat je in Beheer Partner > Instellingen samensteldossier > Compilation de instelling Gebruik maken van extern portaal aanzet. En wanneer het externe portaal gebruik maakt van de klant gebruikers in Visionplanner moet ook de instelling Digitale ondertekenaars gebruiken aangezet worden.
Lees meer