Bewaarplicht voor jaarrekeningdossiers

Voor wie geldt de bewaarplicht?

Wie een administratie heeft, moet voldoen aan de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Dit betreft administratieve zaken zoals:

• Administratie (grootboek, kolommenbalans, etc.)
• Definitieve jaarrekeningen
• Publicatiestukken
• Notulen van vaststelling
• Fiscale aangiftes
• Aanslagen

De ondernemer is primair verantwoordelijk voor het bewaren van deze gegevens.

Wanneer je als tussenpersoon (accountant of administratiekantoor) Visionplanner gebruikt voor het samenstellen van jaarrekeningen, moet je dus zorgen dat je ondernemer de definitieve jaarrekening, publicatiestukken en notulen daarvan ontvangt. Je kunt je klanten natuurlijk ontzorgen op dit gebied. In dat geval moet je zelf deze documenten bewaren.

Wat moet de intermediair bewaren?

Ben je accountant, dan moet je bovendien je samensteldossier nog enige tijd paraat houden voor het geval je een toetsing mocht krijgen. Dossiers die in Visionplanner worden gemaakt, worden ook in Visionplanner bewaard en blijven beschikbaar voor inzage. De bewaarde gegevens omvatten:

• Dossier-informatie (acceptatie, planning, risico's) voor zover ingevuld
• Dossier-items zoals notities en bijlages
• PDF's die zijn gegenereerd (Financieel Verslag, inrichtingsstukken, publicatiestukken, kredietrapportage)
• SBR berichten die zijn gegenereerd (inrichtingsstukken, publicatiestukken, kredietrapportage)

Als je geen jaarrekeningen meer maakt

Wanneer je voor een klant geen jaarrekeningen meer maakt, kun je het Compilation abonnement uitzetten. Jaarrekeningdossiers die zijn gesloten, blijven bewaard in Visionplanner. Wil je ze later nog eens inzien, dan kun je gewoon weer het Compilation abonnement aanzetten.

Deze werkwijze past dus zowel voor het bewaren van de definitieve jaarrekening voor de klant als voor het bewaren van je eigen dossier ten behoeve van toetsing.

Jaarrekeningdossiers die niet zijn gesloten, worden geheel verwijderd.

Als je klant weggaat

Als je klant naar een ander kantoor gaat, moet je hem de stukken meegeven die hij verplicht is te bewaren (voor zover hij die nog niet had ontvangen). Recente samensteldossiers moet je nog wel zelf bewaren (als je accountant bent) i.v.m. eventuele toetsing.

Met het archief abonnement hou je toegang tot een administratie en kan je alle dossiers gewoon blijven openen maar niet bewerken. Het is dan ook niet mogelijk om bijvoorbeeld een jaarrekening te publiceren. Wil je dat wel, dan kan je een gearchiveerde administratie weer heractiveren door een nieuw abonnement te koppelen.

Kosten voor het bewaren  

Voor een administratie met een archief abonnement betaal je alleen nog de maandelijkse kosten voor dat archief abonnement. Het feit dat je nog kosten hebt voor aan administratie waar je niets meer mee doet voelt misschien wat vreemd. Echter, voor opslag in eigen fysiek of digitaal archief buiten Visionplanner zou je ook deze kosten maken. Bovendien heeft Visionplanner zelf ook kosten voor het bewaren van jouw administratie.   Het voordeel van het bewaren van de administratie in Visionplanner is dat je daar een gestructureerde online archief functie voor krijgt. Is het gedurende de bewaartermijn een keer nodig om iets op te zoeken in het dossier dan heb je direct beschikbaar wat je zoekt. Je bespaart jezelf daarmee de tijd, kosten en frustratie van een uur lang zoeken in gearchiveerde bestanden op een server.

Bekijk deze pagina voor meer informatie over en prijzen van alle abonnementen (inclusief het archief abonnement).

Dossier bewaren buiten Visionplanner

Wil je bewaarplicht buiten Visionplanner om regelen, download dan de PDF's van de Inrichtingsstukken (of Financieel Verslag), publicatiestukken en de notulen. Het is niet mogelijk om een download van het volledige dossier te maken.