Automatisch importeren uit offline boekhoudpakketten

Als je cijfers uit de boekhouding importeert via de Visionplanner connector kun je de gegevens automatisch verversen in Visionplanner Cloud. 

Let op: Je zult met je systeembeheerder moeten overleggen en samenwerken om deze koppeling tot stand te brengen. Doorloop samen met je systeembeheerder onderstaande stappen.

Vooraf: Bepaal een eigen, unieke ID voor jouw automatische Connector. Bijvoorbeeld JansenAcc3387RF. Het is belangrijk dat deze code verschilt van alle andere Connectoren van alle andere Visionplanner klanten. Jouw Connector zal zich onder deze naam identificeren bij Visionplanner en krijgt dan alle importopdrachten binnen die aan dit ConnectorID zijn gekoppeld.

(Gebruik je onverhoopt toch dezelfde ID als een andere Visionplanner klant, dan krijgt jouw Connector importopdrachten binnen die hij niet kan uitvoeren, immers de inloggegevens en administratiecodes zullen op jouw omgeving niet werken. Wel doet jouw Connector dan meer werk dan nodig is).

LET OP: Wanneer de offline-boekhouding op een server bij jezelf of een hosting-partij staat dan dienen de onderstaande stappen op die server waar de boekhouding staat gedaan te worden. Dus je start de browser op, op die server en daar open je dan cloud.visionplanner.nl.

Instellingen per administratie

1) Open de administratie die automatisch geïmporteerd moet worden en klik rechtsbovenin op

2) Selecteer bij software het gewenste offline boekhoudpakket en klik op Opslaan.

3) Klik vervolgens op de link naar Instellingen voor automatisch importeren (staat onderin het Import instellingen menu). Zet de frequentie op dagelijks en geef een voorkeurstijd in. De daadwerkelijke tijd zal enigszins afwijken, mede afhankelijk van de drukte op de server. (Het vinkje importeren bij aanmelden is niet relevant indien de importbron een offline pakket is).

4) Klik nu op de link Connector ID's (nog niet beschikbaar). Vul hier de unieke code voor jouw Connector in, die je bij onderdeel 'Vooraf' hebt bepaald. Klik op Opslaan.

Deze instellingen goed zetten voor iedere administratie die via de Connector automatisch moet worden ververst.

De automatische Connector instellen

1) Ga via het hoofdmenu naar Instellingen | Import instellingen | Financieel. 

Klik op Download VP Cloud connector en kies Opslaan als

De Connector moet dus niet uitgevoerd worden!

Sla het bestand connector.exe op in een map op de server of op het netwerk. Vanaf deze map moet de Connector natuurlijk wel bij de database van de lokale boekhoudsoftware kunnen. Controleer dit zonodig met je systeembeheerder (soms zijn de driveletters niet vanaf iedere lokatie hetzelfde).

Als je beveiligingsmeldingen krijgt, sluit die dan gewoon. Dus niet alsnog uitvoeren of verwijderen! Klik vervolgens op Opslaan.

2) Ga met de verkenner naar de locatie waar je het connector.exe bestand hebt opgeslagen. Klik met de rechtermuisknop op het connector.exe bestand en kies Snelkoppeling maken. 

Klik met de rechtermuisknop op Connector.exe - Snelkoppeling en kies Eigenschappen.

In dit scherm staat een regel 'Doel:' waarin de locatie van de Connector staat. Deze regel eindigt met \Connector.exe''

Achter \Connector.exe'' moet eerst een spatie en dan de volgende tekst ingetypt worden:

key=JansenAcc3387RF

'JansenAcc3387RF' is natuurlijk een voorbeeldje, maar dit moet jouw eigen unieke ConnectorID zijn die je ook bij de importinstellingen van de administraties hebt ingevuld.

Klik daarna op OK

3) Start de automatische Connector met een dubbelklik op de Snelkoppeling van de connector. Als de laatste import niet op dezelfde dag is gedaan zal de import uitgevoerd worden. Daarna zal de connector steeds elk half uur checken of de gegevens al ververst moeten worden. Pas als de ingestelde tijd bij de administratie is verstreken zullen de gegevens ververst worden.

Je bent nu klaar met instellen. De automatische Connector moet echter wel blijven draaien. Als je de computer afsluit of als je jezelf afmeldt, zal het proces afgebroken worden.

Het verdiend dus aanbeveling om de connector op een server te laten draaien waarin de gebruiker actief blijft. Er kan op de server ook een taak aangemaakt worden waarmee de connector elke nacht start en/of start bij het opstarten van de server. Dat kan bijvoorbeeld via de Windows Task Scheduler gerealiseerd worden. Omdat dit afhankelijk is van de lokale configuratie van het netwerk kan dit niet ondersteund worden door Visionplanner medewerkers. Heeft u bovenstaande snelkoppeling dan zou dit verder door uw systeembeheerder zou dit eenvoudig voor u moeten kunnen instellen.